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Una precaución de más es una sorpresa menos: mejora tus documentos

Lorenzo Falcó, el último personaje de Arturo Pérez Reverte, lo dice claramente: “una precaución de más es una sorpresa de menos”. El peculiar espía vive permanentemente en el filo de la navaja, protagonizando arriesgadas peripecias en las que se juega constantemente la vida, lo cual motiva que debe estar continuamente midiendo sus riesgos, los asumibles y los incontrolables. Es importante medir, que un hecho inesperado no te coja fuera de juego. No te mate.

Hay empresas que miden sus riesgos. Y las hay que no , que no se dan cuenta de que el mundo es hostil, que en cualquier momento sucede algo imprevisto que lo trastoca todo.

Medimos el éxito en la venta por diversos parámetros:  volumen, cuota de mercado, margen, relevancia de la marca.  Gastamos muchos recursos en cómo mejorar estos parámetros.  Sin embargo, hay ventas que no se cobran a tiempo… o que no se cobran.  Y en muchas ocasiones nos encontramos con que nuestro producto o servicio son correctos, pero tenemos problemas en plasmar en papel, y de manera contundente, que tenemos el derecho incontestable de cobrar.

¿Qué significa esto?  Que si no somos capaces de demostrar que el cliente ha estado de acuerdo en todo momento con aquello que hacíamos para él y finalmente no nos paga, lo vamos a tener harto difícil para que alguien (un juez o árbitro) nos respalde. Es más, incluso si tenemos asegurada la venta, será muy fácil que nos quedemos sin indemnización.  Si no podemos demostrar el acuerdo del cliente, la entrega de la mercancía, la realización de la instalación, cuándo la compañía aseguradora se dirija al deudor para exigirle el cobro, este lo tendrá fácil para decir que no está de acuerdo con el trabajo:  que si problemas de calidad, que si incumplimiento del plazo de entrega, que si no es lo que pedí, que si la abuela fuma.

¿Y cómo solucionar esto?  De manera muy sencilla y de sentido común:  mediante la palabra escrita.  No hay nada como tenerlo todo por escrito:  pedidos, contratos, albaranes, certificaciones, conformidades, … Desde el principio hasta el final.  Evidentemente, con sus firmas y sellos.

Así, si las cosas vienen mal dadas, tenemos una base para la negociación con el cliente, desde una posición de cierta ventaja.  Y luego, si la negociación no resulta fructífera, tenemos una base sólida para reclamar la indemnización que corresponda o, en caso de no haber asegurado la venta, efectuar nuestra propia reclamación y tener una expectativa fundada de obtener un resultado favorable a nuestros intereses.

Nada de esto garantiza que vamos a cobrar todas las ventas.  Pero sí que tendremos menos incidencias en el cobro y menos pérdidas por incobrables.  La excelencia documental es algo que está a nuestro alcance y está en nuestras manos.  Para los pocos recursos que requiere, se trata de una de las inversiones más rentables que podemos hacer en nuestra empresa.

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