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Gestión del riesgo comercial: cinco tareas para depurar datos y mejorar sus hábitos

Caso 1. Una pyme consolidada. En su plan de expansion, contempla asociarse con otra empresa. Pero surgen las dudas: ¿cuáles son sus cifras de facturación de los últimos años? ¿Y su grado de endeudamiento? ¿Está al corriente de pago con la Administración y proveedores? ¿Tiene clientes con concentración de riesgo? ¿Ofrece sinergias claras?

Caso 2. Un director comercial está creando su nueva red para distribuir un producto con alto valor añadido, pero quiere rentabilizar al máximo el esfuerzo de sus comerciales y definir adecuadamente su mercado potencial. ¿Qué pasos seguir? ¿En qué orden?

Caso 3. El administrador y propietario de una empresa con recorrido quiere ceder el testigo de la gestión a un familiar cercano, a quien conoce bien y del que no duda. Sin embargo, es consciente de que necesita consolidar un equipo y procedimientos de trabajo más modernos, de modo que la pyme afronte con garantías un entorno mucho más competitivo.

Estas situaciones plantean diferentes problemas, pero la gestión de los riesgos comerciales es uno de los básicos. Y en esto nos centraremos aquí. ¿Cómo abordarla y solucionarla bien, y en un plazo de tiempo razonablemente corto? Te propongo cinco tareas:

Etapa 1: Disponer de buena información.
Es lo primero y es obvio. Sector, clientes, proveedores, competidores. De todos hay que saber y hay mucha oferta de información de bajo valor, sin contrastar, muy económica, o hasta gratis, y esto, que aparentemente es una bendición, complica la toma de decisiones. No hay duda que la calidad tiene un precio.

Etapa 2: Tener las ideas claras y escribir cómo actuaremos
En otras palabras, se trata de poner en negro sobre blanco nuestra política de riesgos. Qué haremos si el cliente no envía el medio de pago, si no lo hace a tiempo, si el importe de la operación excede determinado importe, qué alternativas propondremos al comprador si no podemos asumir la cifra deudora en una operación, si….

Etapa 3: Formar al personal y valorarle
Nadie trabaja adecuadamente si no sabe bien por qué hace algunas cosas o realiza sus tareas de una determinada manera y no de otra. Involucremos a nuestra gente, desde el director comercial hasta el operario de almacén, en la importancia de los procedimientos documentales vinculados a nuestras ventas. Hagamos equipo también aquí, explicando qué y por qué.

Etapa 4: Menos hablar y más escribir.
Es otra obviedad, pero la costumbre (o la pereza) nos lleva en muchas ocasiones a menospreciar la trazabilidad de los documentos que generan nuestras acciones comerciales. Esto es fundamental en las relaciones con el cliente: pedidos, quejas, formas de pago, características del producto,… mil asuntos que pueden originar disputas desagradables, que podemos evitar si disponemos de papeles escritos que acrediten nuestra posición.

Etapa 5: Si exportamos, contratos claros y precisión
Salvo los exportadores experimentados, existe cierta tendencia en España a infravalorar el papel de los contratos en la exportación. Insistamos: son absolutamente necesarios, así como un seguimiento ordenado de los documentos de pago, seguros, transporte, etc. Si tenemos un problema con un cliente extranjero, seguramente nos veremos obligados a pleitear en su país, no en el nuestro. O resignarnos a perder.

Estas cinco “etapas” no son las únicas de la carrera, y ni siquiera debe seguirse este orden. Pero obviarlas seguramente nos conducirá a dificultades. Y aplicarlas será rentable. No tengan duda.

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