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¿Aparece un impagado? ¿Lo tienes todo por escrito?

¿Prestas especial atención a los documentos que acreditan tus derechos de cobro tras una venta? ¿Crees que no son lo más importante, que lo fundamental es ser rápido con tu cliente, atento, resolutivo? ¿Perteneces a esa especie de empresario atrevido, “echado p’alante”, un juansinmiedo de los negocios? Pues tarde o temprano tropezarás y tendrás un problema. Quizás tu negocio estará más cerca del mundo de la instalación, o de las obras, o de algunos subsectores alimentarios, o del sector primario, pero no creas, casos así te los encuentras en cualquier sitio y en casi todos los sectores. Y no cuesta tanto hacerlo bien.

Cuando tengas un impagado lo verás claro. La mejor garantía para reclamar al deudor es a través de una adecuada documentación, lo que te blindará jurídicamente, evitando excusas y pérdidas de tiempo. Necesitas acreditar que te han hecho un encargo o un pedido, que lo has realizado o entregado y que el precio que reclamas se había establecido con anterioridad y por escrito.

Por tanto, tienes que revisar que todo esto está encima de tu mesa:

  • Un documento que acredite el acuerdo de voluntades entre las partes. Un contrato de compraventa. Imprescindible en exportación
  • Otro que acredite la aceptación de la oferta del comprador o en su defecto el encargo realizado por parte del cliente de un bien o servicio al proveedor (conformidad del cliente, orden de compra, pedido, presupuesto firmado)
  • Un tercer documento, esencial: uno que pruebe la entrega o prestación del producto o servicio solicitados (albarán de entrega, carta de porte, CMR, parte de servicio, certificado de obra). Todos ellos firmados por el receptor o, en su defecto, por el transportista
  • La factura. Es el documento que determina el precio y, muy importante, las condiciones de pago (plazo y medio de cobro)

Créeme. Si dispones de estos cuatro documentos, el deudor no tendrá escapatoria legal para dejar de pagar. El más importante es el albarán; si falta este documento el deudor de mala fe puede eludir el pago alegando que no recepcionó la mercancía facturada.

Puedes sacar nota alta si manejas además otros documentos, como el presupuesto, la factura proforma o tus condiciones generales de venta, bien a la luz en tus ofertas o tarifas…

Ahora piensa cuánto te cuesta tener todo esto implantado en tu empresa y verás que no es tanto si piensas en lo que puedes perder si las cosas no están bien hechas.

 

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